03 يونيو أفضل خدمات جوجل لإدارة الوثائق والمستندات باحترافية
شركة جوجل اليوم تنافس بشكل كبير الشركات التي اشتهرت بتقديم خدمات وبرمجيات إدارة الوثائق والمستندات، على رأسها شركة مايكروسوفت. لكن مايكروسوفت تعتمد بشكل كبير على مدى توافق برمجياتها مع النظام، ولا تجلب الحرية الكاملة لاستخدام برمجياتها على أجهزة أخرى. بل وعلاوة على ذلك، ستجد صعوبة في مزامنة المحتوى بين الأجهزة ككل، وهو أكبر عائق اليوم في عالم يحكمه الخدمات السحابية. خدمات جوجل في الكفة الأخرى توفر لك المطلوب بشكل متكامل. فما هي أفضل خدمات جوجل حاليا لإدارة الوثائق والمستندات؟
خدمة Google Doc
تعتبر خدمة Google Doc في الوقت الحالي احدى أفضل الخدمات لإدارة الوثائق والمستندات. وهي أفضل بديل لخدمة Microsoft Word. من حيث الشكل الخارجي، لا تختلف خدمة Google Doc عن Word، وتوفر لك نفس الآداء والقوة والاحترافية. بل حتى أن Google Doc تأتي ببعض المميزات الإضافية، مثل خاصية الـ Extensions أو الإضافات. فكل إضافة تقدم شيء مختلف، خصوصا إضافات العمل التشاركي مثل Slack أو Keep. أما أهم خاصية في Google Doc، فهي إمكانية مشاركة الملف مع أشخاص آخرين، سواء بشكل شخصي عبر إدراج بريده الإلكتروني. كما يوجد خاصية التعليقات الجانبية أثناء العمل المشترك على مستند واحد.
خدمة Google Sheets
تعتبر خدمة Google Sheets البديل المثالي لخدمة Microsoft Excel، لا في الحقيقة لا يوجد منصات كثيرة تقدم لك نفس الخدمات التي تقدمها لك الخدمتين معا. لا يمكننا القول أن Sheets تتفوق على Excel،لكن يمكننا القول أنها تقدم لك تجربة جيدة خصوصا أن تجلب خدمات التعامل السحابي مع المنصة. بمعنى يمكنك الوصول إليها من خلال الهاتف الذكي وإجراء نفس المعاملات، أو من أي جهاز آخر. تعتمد Google Sheets على مجموعة من الـ Functions الأخرى، وقد يكون من الصعب على المنضمين حديثا لها التعامل معها. يوجد مساقات ودورات تشرح لك Google Sheets، وفور الاعتياد عليها، سيكون من السهل عليك التعامل معها مستقبلا.
خدمة Google Slides
خدمة Google Slides هي الخدمة البديلة لبرمجية Microsoft PowerPoint لإنشاء العروض التقديمية. تساعدك خدمة Google Slides بصناعة عروض تقديمية باحترافية عن طريق اختيار قوالب جاهزة، اختيار Animation ملائمة، إدراج صور وفيديوهات ونصوص وخطوط والتعديل على العروض بما يلائم المحتوى. وفي النهاية، يمكنك استخراج العرض التقديمي ومشاركته مع الآخرين سحابيا، وتوفير حقوق وإمكانيات تعديله. كل هذا دون دفع فلس واحد إطلاقا، لأن خدمة Google Slides مجانية كليا. عموما، لازالت الخدمة تحتاج إلى بعض الاهتمام بالرغم من ذلك، لأنها محدودة نوعا ما من حيث الخدمات المقدمة.
خدمة Google Forms
هي خدمة مختلفة كليا، ولا تقدم منصات منافسة مثل Microsoft أي خدمات بديلة أو شبيهة بها. خدمة Google Form تتيح لك صناعة المستندات على شكل استمارات (Forms) أو استبيانات. ويمكنك تجسيد رابط الاستبيان، ثم مشاركته مع أشخاص كثر. في الاستبيان، يمكنك إضافة معلومات كثيرة للغاية، مثل البريد الإلكتروني، وهذا يساعدك في تجميع قوائم بريدية كبيرة يمكنك استغلالها لاحقا في عملية التسويق. يمكنك الإبداع حقا في إنشاء الاستبيانات عبر Google Forms وإدراج مجموعة من الشروط والمدخلات (Inputs). ثم في الأخير تحميل المعلومات على شكل CSV لقراءة تلك البيانات وتحليلها.
خدمة Google Drive … المكان الأمثل لتخزين كل الملفات السابقة
اترى أن مشكلة مايكروسوفت أنها لا توفر لك منصة واحدة متكاملة لتجميع كل بياناتك عليها، على عكس جوجل التي تتيح لك تخزين كل ما سبق في منصة واحدة، وهي منصة Google Drive. فكل المستندات والملفات التي أنشأتها سابقا ( تحت بريد إلكتروني واحد بالطبع ) سيمكنك تخزينها في منصة Google Drive.
للاستفادة من كل المنصات السابقة، اتجه للرابط الرسمي للمستندات من هنا.
لا توجد تعليقات